Mã điện tử của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được xây dựng căn cứ theo quy định tại quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22/7/2020 của Thủ tướng Chính phủ về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương. Đây là một trong những bước quan trọng để Việt Nam xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số.
Theo quyết định của Chủ tịch Viện, bên cạnh một mã định danh điện tử cấp 1, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam còn ban hành đầy đủ mã định danh điện tử cấp 2 và cấp 3 của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm.
Cũng theo Quyết định của Chủ tịch Viện, các đơn vị thuộc Viện Hàn lâm có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm Ứng dụng Công nghệ thông tin trong việc khai báo việc thay đổi thông tin đơn vị có liên quan đến việc cấp mới, điều chỉnh mã định danh điện tử; Trung tâm Ứng dụng Công nghệ thông tin thường xuyên rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ sung mã định danh điện tử của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam để phù hợp tình hình triển khai tại Viện Hàn lâm, trình Chủ tịch Viện Hàn lâm ban hành.
Theo hướng dẫn của Chính phủ, Quyết định 20/2020/QĐ-TTg gồm 12 điều. Trong đó, Quyết định quy định về đối với 03 nhóm mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức để phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương, cụ thể:
- Mã định danh điện tử của các bộ, ngành, địa phương là chuỗi ký tự có độ dài tối đa là 35 ký tự và được chia thành các nhóm ký tự. Các ký tự gồm: dấu chấm (.), các chữ số từ 0-9 và các chữ cái từ A đến Z (dạng viết hoa trong bảng chữ cái tiếng Anh). Mỗi nhóm ký tự được sử dụng để xác định các cơ quan, tổ chức tại cấp tương ứng; các nhóm ký tự được phát triển từ trái qua phải và được phân tách với nhau bằng dấu chấm (1).
Nhóm ký tự thứ nhất, ở vị trí ngoài cùng bên trái trong Mã định danh điện tử của các bộ, ngành, địa phương quy định tại (1) nêu trên để xác định các cơ quan, tổ chức cấp 1 (gọi là Mã cấp 1). Mã cấp 1 có dạng MX1X2, trong đó: M là chữ cái trong phạm vi từ A đến Y; X1, X2 nhận giá trị là một trong các chữ số từ 0 đến 9. Quy định chi tiết cơ quan, tổ chức cấp 1 và Mã cấp 1 của các bộ, ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức đặc thù (2).
Các nhóm ký tự nối tiếp sau Mã cấp 1 trong Mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức quy định tại (2) nêu trên lần lượt xác định các cơ quan, tổ chức từ cấp 2 trở đi; cơ quan, tổ chức tại một cấp nhất định trừ cấp 1 là các đơn vị thuộc, trực thuộc cơ quan, tổ chức cấp liền trước.
- Mã định danh điện tử của doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh là chuỗi ký tự biểu diễn tương ứng mã số doanh nghiệp, mã số hợp tác xã, mã số hộ kinh doanh theo quy định của pháp luật hiện hành về mã số doanh nghiệp, mã số hợp tác xã và mã số hộ kinh doanh.
- Mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức khác là Mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức không thuộc quy định nêu trên là chuỗi ký tự bao gồm hai thành phần nối tiếp nhau; không có ký tự để phân tách giữa các thành phần; thành phần thứ nhất, ở vị trí ngoài cùng bên trái là mã xác định lược đồ định danh, thành phần tiếp theo là mã xác định cơ quan, tổ chức trong lược đồ định danh.(*)
Mã xác định lược đồ định danh được quy định tại (*) nêu trên được xây dựng theo các nguyên tắc sau:
- Bao gồm 3 ký tự có dạng Zxy; bắt đầu là chữ cái "Z" viết hoa; x, y nhận giá trị là một trong các chữ số từ 0-9.
- Các mã xác định lược đồ định danh được sử dụng tuần tự, bắt đầu là Z01, cuối cùng là Z99.
- Mã xác định lược đồ định danh cho mỗi lược đồ định danh của cơ quan, tổ chức là duy nhất và chỉ được sử dụng một lần.
Mã xác định cơ quan, tổ chức trong lược đồ định danh quy định tại (*) nêu trên có độ dài tối đa 32 ký tự và có cấu trúc được quy định trong lược đồ định danh
Quyết định 20/2020/QĐ-TTg giao trách nhiệm Bộ Thông tin và Truyền thông trong việc:
- Quản lý thống nhất, bổ sung, sửa đổi Mã cấp 1 của các bộ, ngành, địa phương và một số cơ quan, tổ chức đặc thù được quy định tại khoản 2 Điều 4 Quyết định này để đáp ứng nhu cầu thực tế trong quá trình sử dụng.
- Xây dựng văn bản hướng dẫn các bộ, ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức đặc thù được quy định tại khoản 2 Điều 4 Quyết định này xây dựng các thành phần còn lại trong mã định danh điện tử sau khi đã có Mã cấp 1.
- Quản lý thống nhất mã xác định lược đồ định danh quy định tại khoản 2 Điều 6 Quyết định này; bảo đảm mã xác định lược đồ định danh không trùng lặp; công bố kịp thời các lược đồ định danh trên trang hoặc Cổng thông tin điện tử.
- Phát triển Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam đáp ứng các yêu cầu về lưu trữ, quản lý đồng bộ, thống nhất, chia sẻ mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức.
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức cập nhật kịp thời lược đồ định danh, mã định danh điện tử và các thông tin liên quan theo quy định tại Chương II Quyết định này vào Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam; thực hiện chia sẻ các thông tin này để phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương.
Ban Biên tập
