Phát biểu báo cáo tiến độ chuẩn bị của Tổ Nội dung, bà Nguyễn Thị Thu Hà, Phó Trưởng ban, Ban Tài chính và Quản lý khoa học cho biết tính đến thời điểm hiện tại, Tổ dự kiến sẽ nhận được 103 tham luận bao gồm 04 bài phát biểu tại Phiên khai mạc của lãnh đạo Đảng, Nhà nước; lãnh đạo Ban Tuyên Giáo và Dân vận Trung ương; Lãnh đạo Thành ủy Hà Nội và lãnh đạo Viện Hàn lâm 99 tham luận còn lại đã được các tác giả xác nhận sẽ tham gia viết bài cho Hội thảo (trong đó có 10 tham luận từ Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, 04 tham luận của Ban Tuyên Giáo và Dân vận Trung ương, 02 tham luận của thành phố Hà Nội, các tham luận còn lại do Viện Hàn lâm trực tiếp gửi lời mời tới các tác giả). Thông tin về kế hoạch đọc duyệt tham luận, đại diện Tổ Nội dung cho biết hiện Tổ đã lên phương án trình Chủ tịch Viện Hàn lâm phê duyệt quyết định thành lập Tổ Biên tập nội dung tham luận, dự kiến Tổ Biên tập sẽ bao gồm 10 thành viên, là những chuyên gia cao cấp, nhà khoa học đầu ngành về các vấn đề mà Hội thảo hướng tới nhằm đảm bảo tốt nhất chất lượng nội dung cho các tham luận phục vụ Hội thảo.

Báo cáo về tiến độ của Tổ Hành chính – Hậu cần, bà Võ Thị Vương Ngọc, Phó Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm cho biết, tính đến thời điểm hiện tại Tổ đã thực hiện các nhóm nhiệm vụ trọng tâm bao gồm: kết nối với Sở Văn hóa và Thể thao Hà Nội (đơn vị đại diện thành phố Hà Nội) để biết tiến độ phê duyệt, chỉ đạo thực hiện của thành phố Hà Nội; Khảo sát địa điểm tổ chức Hội thảo là Hội trường VIP tầng 2, Trung tâm Hội nghị Quốc tế, số 11 Lê Hồng Phong, Hà Nội để lên phương án thực hiện các nội dung cần triển khai như: danh sách, số lượng khách mời dự kiến; phương án kê phòng Hội thảo; các vấn đề liên quan đến thiết kế maket cho phòng Hội thảo, phông Hội thảo, giấy mời, bìa kỷ yếu; vị trí đặt standee, backdrop, biển tên; vị trí trưng bày triển lãm ảnh, sách, tạp chí; phòng tiệc; kế hoạch phân công, phối hợp với các đơn vị đồng tổ chức; tiến độ nhận tham luận, đọc duyệt, in kỷ yếu; kế hoạch truyền thông; tài chính và các vấn đề liên quan khác.

Tham gia trao đổi về các nội dung được báo cáo tại cuộc họp, đại diện các đơn vị đồng tổ chức đã trao đổi sâu vào từng hạng mục mà hai Tổ công tác đã thực hiện, nhất là về quy trình thẩm định, đọc duyệt tham luận; chỉ rõ phương án tối ưu trong việc lựa chọn thiết kế phông Hội thảo, giấy mời; tiến độ in kỷ yếu; đề xuất số lượng khách mời, công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, tài liệu phục vụ báo chí, truyền thông… Bên cạnh đó, đại diện các đơn vị đồng tổ chức cũng chỉ ra những vấn đề cần lưu ý trong quá trình tổ chức Hội thảo bao gồm thời lượng chương trình làm việc của Hội thảo; thời gian phân bổ và tên gọi chính thức của các phiên làm việc; số lượng tham luận và thời gian trình bày tham luận của các diễn giả; các công tác hậu cần liên quan và những vấn đề cần giải quyết khác trong việc bố trí không gian trưng bày cho các Triển lãm sách, tạp chí và ảnh bên lề Hội thảo... Qua đó, giúp hai Tổ công tác nhận diện rõ hơn những nhiệm vụ cần hoàn thiện theo hướng chuyên nghiệp, rút ngắn được thời gian hoàn thành cũng như nâng cao được chất lượng thực hiện nhiệm vụ.

Phát biểu tổng kết cuộc họp, PGS.TS. Tạ Minh Tuấn đã đánh giá cao nỗ lực của các bên tham gia đồng tổ chức trong việc phối hợp phục vụ Hội thảo, nhất là tiến độ thực hiện nhiệm vụ của hai Tổ công tác. Tuy nhiên, để các hạng mục chuẩn bị được thực hiện theo hướng chủ động và hiệu quả hơn, PGS.TS. Tạ Minh Tuấn đề nghị các bên liên quan tập trung làm tốt các vấn đề sau:

Thứ nhất, đề nghị Tổ Nội dung bám sát tích cực hơn trong việc kết nối, gửi giấy mời và đôn đốc các tác giả gửi tham luận đúng tiến độ, có phương án dự phòng và giải quyết nhanh những vấn đề phát sinh nếu có. Chú trọng việc lên kế hoạch chi tiết cho việc mời các học giả quốc tế tham dự và viết bài cho Hội thảo.

Thứ hai, đề nghị Tổ Nội dung trình gấp quyết định thành lập Ban biên tập phục vụ Hội thảo; Xây dựng quy trình biên tập cuốn chiếu để tiết kiệm thời gian nhằm đẩy nhanh tiến độ thẩm định tham luận theo đúng kế hoạch.

Thứ ba, đề nghị Tổ Hành chính – Hậu cần cụ thể hoá hơn nữa các kế hoạch phân công cho các đơn vị phối hợp theo hướng cụ thể, có văn bản chính thức từ Văn phòng Viện Hàn lâm gửi các đơn vị liên quan làm căn cứ thực hiện.

Thứ tư, thống nhất số lượng khách mời tham dự Hội thảo tối đa khoảng 400 người; có kế hoạch phân bổ khách mời chi tiết gửi cho các đơn vị đồng tổ chức triển khai thực hiện.

Thứ năm, lên phương án tối ưu cho việc trưng bày triển lãm bên lề Hội thảo đảm bảo tính chuyên nghiệp – hiệu quả.