Tham dự cuộc họp có các đồng chí đại diện các Tiểu ban: Văn kiện Đại hội, Tuyên truyền Đại hội; Tổ chức phục vụ Đại hội; Đại diện Đảng uỷ; Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm; Đại diện Đảng bộ Viện Thông tin Khoa học xã hội; Đại diện Bảo tàng Dân tộc học; Bí Thư Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Viện Hàn lâm; Tổ giúp việc của Tiểu ban Tổ chức phục vụ Đại hội…

Phát biểu tại cuộc họp, đồng chí Nguyễn Đức Minh yêu cầu các thành viên của Tiểu ban Tổ chức phục vụ và các đồng chí thành viên Tổ giúp việc Tiểu ban Tổ chức phục vụ Đại hội Đảng bộ Viện Hàn lâm lần thứ XX, nhiệm kỳ 2025–2030 tiến hành rà soát tổng thể từng công việc, bảo đảm công tác phục vụ Đại hội được triển khai đồng bộ, hiệu quả, đúng tiến độ và yêu cầu đề ra, nêu rõ những phần đã hoàn thành, đang triển khai hoặc còn chậm tiến độ, vướng mắc để cùng thống nhất phương án tháo gỡ, đảm bảo hiệu quả và đồng bộ trong công tác chuẩn bị Đại hội.

Tại cuộc họp, đại diện các Tiểu ban đã trực tiếp báo cáo cập nhật tiến độ, tình hình triển khai công việc cụ thể được phân công có liên quan đến các mảng nhiệm vụ trọng tâm như: công tác chuẩn bị tài liệu phục vụ Đại hội; công tác khách mời; công tác thông tin tuyên truyền; công tác lễ tân, khánh tiết; vấn đề bảo đảm an ninh, an toàn cho Đại hội; cơ sở vật chất phục vụ Đại hội; công tác hậu cần; dự toán tài chính; y tế…

Bên cạnh việc nêu rõ về tiến độ, hiện trạng chất lượng các đầu việc, các đại biểu cũng đóng góp thêm ý kiến về một số nội dung liên quan đến các việc quản lý các hình thức tuyên truyền báo chí, các vấn đề cần lưu ý liên quan đến lễ tân, khánh tiết; nơi ăn nghỉ cho các đại biểu; bố trí cơ sở vật chất, tài chính có liên quan, chương trình văn nghệ chào mừng; đảm bảo đường truyền và an ninh mạng, đường điện thay thế…

Nhấn mạnh thời gian từ nay tới Đại hội không còn nhiều, đồng chí Nguyễn Đức Minh đề nghị: Ngay sau cuộc họp, Đại diện Văn phòng và Đảng uỷ Viện Hàn lâm; các thành viên trong Tiểu ban Tổ chức phục vụ và thành viên Tổ giúp việc Tiểu ban Tổ chức phục vụ bám sát các chức năng, nhiệm vụ được phân công, cụ thể hóa từng công việc và phải tăng cường hơn nữa sự phối hợp chặt chẽ giữa các tiểu ban và đầu mối khác để bảo đảm công tác phục vụ Đại hội được triển khai đồng bộ, hiệu quả, đúng tiến độ và yêu cầu đề ra. Đồng chí cũng lưu ý các đơn vị cần chủ động các phương án dự phòng để xử lý một cách nhanh nhất các tình huống phát sinh.

Về công tác hậu cần, cơ sở vật chất phục vụ Đại hội, đồng chí Trưởng Tiểu ban, Phó Chủ tịch Viện Hàn lâm yêu cầu công tác chuẩn bị tài liệu phải được rà soát cẩn thận, chu đáo, đảm bảo tốt nhất thông tin cho báo chí. Đối với đại biểu, khách  mời ở xa, cần có phương án hỗ trợ thuận tiện nhất về nơi ăn, nghỉ; rà soát kỹ hệ thống phòng cháy chữa cháy, an ninh – trật tự, đảm bảo tuyệt đối về hệ thống thông tin, trang âm, ánh sáng phục vụ Đại hội. Chú ý phân công lực lượng đón tiếp, hướng dẫn đại biểu; có phương án bố trí chỗ ngồi tại hội trường, phòng thảo luận thuận tiện.

Đối với công tác thông tin, truyền thông, đồng chí Nguyễn Đức Minh nhất trí phương án xây dựng kế hoạch tuyên truyền trước, trong và sau Đại hội do Văn phòng Viện Hàn lâm đề xuất và cho rằng Ban Tuyên giáo và Dân vận, Đảng ủy Viện Hàn lâm là đơn vị kiểm soát thông tin, hình ảnh, tuyệt đối không để xảy ra sai sót đối với công tác trên.

Tổng kết cuộc họp, đồng chí Nguyễn Đức Minh đã biểu dương tinh thần làm việc của các tổ công tác và cho rằng với sự đồng lòng, quyết tâm cao và sự phối hợp chặt chẽ của các đơn vị, công tác chuẩn bị phục vụ Đại hội về cơ bản đã được hoàn thành. Chất lượng của công tác chuẩn bị sẽ góp phần quan trọng tạo nên thành công chung của Đại hội Đảng bộ Viện Hàn lâm lần thứ XX, nhiệm kỳ 2025-2030 – một sự kiện chính trị đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa to lớn trong việc khẳng định vai trò của Viện Hàn lâm trong quá trình phát triển và hội nhập hiện nay./.