Số hóa tài liệu – yêu cầu ngày càng rõ trong hoạt động thư viện

Chuyển đổi số trong hoạt động thư viện trước hết thể hiện ở việc chuyển tài liệu từ dạng vật lý sang dạng điện tử, đồng thời đổi mới cách thức quản lý, lưu trữ và khai thác thông tin. Đối với các cơ quan nghiên cứu khoa học xã hội, nguồn tài liệu như sách, báo, tạp chí, báo cáo chuyên đề và kỷ yếu hội thảo có vai trò quan trọng trong việc cung cấp tri thức, hỗ trợ nghiên cứu và kế thừa các kết quả khoa học.

So với phương thức tra cứu truyền thống, số hóa giúp độc giả tiếp cận tài liệu linh hoạt hơn, đồng thời bảo tồn  nguyên bản và nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu gốc. Đứng trước kỷ nguyên số, công tác này không còn là việc quét ảnh thủ công đơn thuần mà đòi hỏi người làm công tác thư viện phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng để làm chủ công nghệ. Sau khi tài tài liệu được quét, tài liệu sẽ được chuyển qua phần mềm chuyên dụng để thực hiện các kỹ thuật hậu kỳ phức tạp: xử lý tiền kỹ thuật, làm phẳng trang, làm thẳng dòng văn bản,... cho đến thiết lập thuật toán nhận dạng ký tự quang học (OCR) đa ngôn ngữ. Quá trình xử lý kỹ thuật bài bản này tạo ra các định dạng văn bản số tìm kiếm được (PDF), giúp tối ưu hóa công tác quản trị dữ liệu đặc tả và nâng cao tầm dịch vụ thông tin của thư viện hiện đại.

Kết quả từ hoạt động số hoá tài liệu thư viện

Hưởng ứng hoạt động 100 ngày tháo gỡ điểm nghẽn và thúc đẩy các nhiệm vụ chuyển đổi số theo Quyết định số 1507-QĐ/VHLKHXHVN của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ngày 7/8/2026, Thư viện Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ và Tây Nguyên đã thực hiện số hóa được 2.091 trang tài liệu, nâng tổng số trang tài liệu đã số hoá được của thư viện từ trước cho đến nay lên 39.091 trang. Đây là kết quả cụ thể cho thấy một phần nguồn tư liệu đang được chuyển sang dạng điện tử, tạo cơ sở để tiếp tục rà soát quy trình thực hiện, đánh giá chất lượng sản phẩm và xác định nhiệm vụ ưu tiên trong giai đoạn tiếp theo. Giá trị của kết quả này không chỉ nằm ở số trang đã hoàn thành, mà còn ở kinh nghiệm nghiệp vụ và dữ liệu ban đầu có thể được quản lý, bổ sung và khai thác lâu dài.

Trong hoạt động số hóa, mỗi trang tài liệu được xử lý là một phần của quy trình gồm nhiều công đoạn liên tiếp: chuẩn bị tài liệu, quét hoặc ghi nhận nội dung, kiểm tra chất lượng, sắp xếp và lưu tệp. Tùy theo đặc điểm tài liệu, công việc có thể đòi hỏi sự cẩn trọng khác nhau để bảo đảm chữ viết, hình ảnh, bảng biểu và các thông tin đi kèm được thể hiện rõ ràng. Việc theo dõi khối lượng hoàn thành giúp ghi nhận tiến độ, nhưng chất lượng của tài liệu sau số hóa cũng cần được quan tâm tương xứng.

Một hoạt động số hóa được triển khai trong thời hạn xác định cũng tạo cơ hội để thư viện Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ và Tây Nguyên nhìn lại quy trình nghiệp vụ và nhận diện những khâu có thể cải thiện. Từ việc chuẩn bị tài liệu, tổ chức thao tác, kiểm tra tệp cho đến lưu trữ và cập nhật thông tin, mỗi công đoạn đều ảnh hưởng đến khả năng sử dụng về sau. Khi quy trình được thực hiện có hệ thống, kết quả của đợt 100 ngày số hóa không chỉ là sản phẩm của một hoạt động ngắn hạn mà còn có thể trở thành nền tảng cho việc quản lý tài liệu lâu dài.

Ý nghĩa của số hóa đối với công tác bảo quản và tra cứu

Trước hết, tài liệu số có thể hỗ trợ bảo quản nguồn tư liệu. Khi bản điện tử được tạo lập và quản lý đúng cách, người dùng có thể tra cứu hoặc tham khảo nội dung mà không nhất thiết phải tiếp xúc thường xuyên với bản gốc trong mọi trường hợp. Điều này có ý nghĩa đối với những tài liệu đã cũ, dễ hư hỏng hoặc cần được lưu giữ cẩn trọng. Dù vậy, bản số hóa không thay thế hoàn toàn bản gốc, nhất là khi bản gốc có giá trị pháp lý, lịch sử, vật chất hoặc chứa những đặc điểm không thể phản ánh đầy đủ qua hình ảnh quét.

Thứ hai, tài liệu điện tử có thể góp phần rút ngắn một số thao tác trong quá trình tìm kiếm. Khi tệp được đặt tên rõ ràng và gắn với thông tin thư mục phù hợp, cán bộ thư viện có thể xác định tài liệu nhanh hơn, còn người sử dụng có thêm cách tiếp cận nguồn tư liệu. Nếu danh mục tra cứu được tổ chức tốt, tài liệu có thể được tìm theo tên, tác giả, năm xuất bản hoặc chủ đề, tùy theo dữ liệu đã được ghi nhận và công cụ đang sử dụng.

Thứ ba, số hóa tạo điều kiện để việc sử dụng tài liệu linh hoạt hơn trong phạm vi quyền truy cập được cho phép. Một số tài liệu có thể được phục vụ qua hình thức điện tử, giảm nhu cầu sao chụp bản giấy hoặc di chuyển để tra cứu trực tiếp. Theo định hướng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, các tài liệu số hoá của thư viện của các đơn vị trong hệ thống sẽ được tập hợp thành một kho dữ liệu dùng chung và được quản lý trực tiếp bởi Viện Thông tin Khoa học xã hội. Do đó, về lâu dài, khi có định hướng, tiêu chuẩn dữ liệu và hạ tầng kết nối phù hợp, nguồn tài liệu được số hóa chuẩn hoá tại thư viện Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ và Tây Nguyên có thể đóng góp vào kho dữ liệu dùng chung giữa các viện khoa học xã hội thuộc Viện Hàn lâm, qua đó mở rộng khả năng tìm kiếm và khai thác tư liệu liên viện.

Số hóa gắn với mục tiêu phục vụ tốt hơn hoạt động nghiên cứu

Đối với Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ và Tây Nguyên, nguồn tài liệu thư viện có ý nghĩa trong việc hỗ trợ cán bộ nghiên cứu tiếp cận tri thức, rà soát công trình đã công bố và tìm kiếm tư liệu phục vụ các nhiệm vụ chuyên môn. Khi tài liệu được số hóa và quản lý có hệ thống, việc tra cứu có thể thuận tiện hơn, đồng thời tạo điều kiện để thư viện phát huy vai trò hỗ trợ thông tin trong hoạt động nghiên cứu. Giá trị này phụ thuộc vào chất lượng tài liệu, độ chính xác của thông tin mô tả và khả năng tiếp cận trong phạm vi được phép.

Việc khai thác tài liệu số cũng cần đi cùng yêu cầu sử dụng nguồn tin có trách nhiệm. Cán bộ nghiên cứu cần kiểm tra nguồn gốc, thời điểm hình thành và phạm vi của tài liệu trước khi sử dụng làm bằng chứng, đồng thời trích dẫn theo yêu cầu chuyên môn. Bản số hóa hỗ trợ việc tiếp cận nội dung nhưng không tự động bảo đảm rằng thông tin trong tài liệu là đầy đủ, cập nhật hoặc phù hợp với mọi câu hỏi nghiên cứu. Vai trò của thư viện là hỗ trợ tìm kiếm và tiếp cận nguồn tư liệu; việc đánh giá và diễn giải nội dung vẫn cần dựa trên phương pháp nghiên cứu phù hợp.

Trong thời gian tới, việc lựa chọn tài liệu để số hóa tiếp có thể cân nhắc dựa trên nhu cầu sử dụng, tình trạng bản gốc, giá trị tham khảo, mức độ khó tiếp cận và điều kiện về quyền sử dụng. Việc ưu tiên cần dựa trên thông tin thực tế và quy định của đơn vị. Cách tiếp cận này giúp nguồn lực số hóa được sử dụng có trọng tâm, đồng thời cân bằng giữa mục tiêu bảo quản và nhu cầu phục vụ người dùng.

Cùng với đó, có thể ghi nhận phản hồi của cán bộ nghiên cứu về những tài liệu khó tìm, những trường thông tin còn thiếu hoặc những thao tác tra cứu chưa thuận tiện. Phản hồi được tổng hợp định kỳ sẽ giúp thư viện xác định các cải tiến thiết thực. Đây là cách để hoạt động số hóa gắn với nhu cầu sử dụng thật, thay vì chỉ tập trung hoàn thành số lượng tệp hoặc trang tài liệu.

Tiếp tục phát huy kết quả, hướng tới chuyển đổi số thực chất

Từ kết quả 39.091 trang tài liệu đã được số hóa, có thể thấy Thư viện Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ và Tây Nguyên đã hình thành một nền tảng ban đầu cho tiến trình chuyển đổi số trong quản lý và khai thác nguồn tư liệu. Tuy nhiên, chuyển đổi số thực chất đòi hỏi bước tiếp theo: hoàn thiện quy trình, chuẩn hóa dữ liệu mô tả, nâng cao chất lượng OCR, tổ chức kho dữ liệu có cấu trúc, bảo đảm quyền truy cập phù hợp và tăng khả năng kết nối với hệ thống dữ liệu dùng chung của Viện Hàn lâm.

Như vậy, số hóa tài liệu thư viện cần được nhìn nhận là một mắt xích trong quá trình chuyển đổi từ thư viện lưu trữ sang thư viện hỗ trợ tri thức. Khi tài liệu số được quản trị tốt, có thể tìm kiếm, chia sẻ và khai thác hiệu quả, nguồn tư liệu không chỉ được bảo tồn tốt hơn mà còn trở thành hạ tầng thông tin phục vụ trực tiếp cho nghiên cứu khoa học. Đây chính là giá trị dài hạn của chuyển đổi số: biến dữ liệu thành nguồn lực tri thức, nâng cao hiệu quả hoạt động chuyên môn và từng bước hiện đại hóa phương thức phục vụ nghiên cứu.