Hệ thống là ứng dụng web được phát triển bằng ngôn ngữ lập trình PHP và triển khai trên máy chủ web của Viện. Người dùng có thể truy cập qua trình duyệt trên máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh mà không cần cài đặt thêm phần mềm. Hệ thống tích hợp các chức năng kê khai công bố khoa học, lưu trữ minh chứng, quy đổi điểm và tổng hợp báo cáo. Mỗi người dùng đăng nhập bằng tài khoản cá nhân và sử dụng các chức năng theo quyền được cấp.

Khi có công bố mới, nhà nghiên cứu cập nhật thông tin công trình, lựa chọn tiêu chí quy đổi và bổ sung minh chứng bằng tệp đính kèm hoặc đường dẫn. Mỗi tiêu chí quy đổi trên hệ thống tương ứng với một mức điểm chuẩn. Sau khi lưu hồ sơ, nhà nghiên cứu có thể tra cứu công trình và theo dõi tổng điểm quy đổi của mình.

Cán bộ quản lý được phân quyền theo dõi tình hình công bố, rà soát hồ sơ và tổng hợp số liệu khi cần. Báo cáo có thể được xuất dưới dạng văn bản để phục vụ công tác quản lý khoa học và theo dõi kết quả thực hiện nhiệm vụ của nhà nghiên cứu.

           Điểm mới quan trọng của sáng kiến là phương thức quản lý theo thời gian thực. Ngay sau khi nhà nghiên cứu cập nhật hồ sơ, dữ liệu đã lưu có thể được sử dụng để theo dõi và tổng hợp. Nhờ đó, cán bộ quản lý có thể nắm bắt tình hình công bố tại từng thời điểm trong năm. Khi đến kỳ báo cáo, đơn vị có thể sử dụng nguồn dữ liệu đã được cập nhật trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Hệ thống đồng thời hỗ trợ số hóa hồ sơ công bố, lưu trữ tập trung thông tin, minh chứng và điểm quy đổi. Nhà nghiên cứu có thể chủ động rà soát hồ sơ và theo dõi kết quả thực hiện nhiệm vụ công bố khoa học của mình. Cán bộ quản lý có thể tra cứu hồ sơ qua các năm và sử dụng dữ liệu đã lưu để tổng hợp báo cáo, qua đó giảm khối lượng công việc khi lập báo cáo.

Sáng kiến thể hiện tinh thần chuyển đổi số trong công tác quản lý khoa học. Từ một yêu cầu cụ thể là theo dõi và quy đổi điểm công bố, sáng kiến của Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ và Tây Nguyên góp phần đổi mới phương thức quản lý khoa học tại đơn vị. Sáng kiến này có thể nhân rộng tại các Viện nghiên cứu thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam nhằm chuẩn hóa việc quản lý, theo dõi và báo cáo kết quả theo thời gian thực. Đây là đóng góp thiết thực của Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ và Tây Nguyên trong phong trào thi đua chào mừng kỷ niệm 73 năm Ngày thành lập Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.