Với khoảng cách địa lý giữa Hà Nội và Busan, để đảm bảo an toàn tối đa cho hiện vật, việc đóng gói, vận chuyển, tháo dỡ và sắp đặt hiện vật đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về chất liệu, môi trường và khả năng kiểm soát những rủi ro tiềm ẩn. Hiện vật chất liệu sợi (có nguồn gốc từ động vật và thực vật) thường rất nhạy cảm với ánh sáng, độ ẩm, nhiệt độ và tác động cơ học trong quá trình di chuyển. Vì vậy, mọi khâu thực hiện đều phải ưu tiên tuyệt đối tính an toàn và ổn định của hiện vật.

Hiện vật được kiểm tra tình trạng trước khi đóng gói, ghi chép đầy đủ các dấu hiệu xuống cấp như rách, mục, phai màu hay biến dạng… Đó là cơ sở để đối chiếu khi hiện vật được tháo dỡ tại địa điểm trưng bày. Vật liệu đóng gói phải trung tính, không chứa axit, như giấy không axit, vải cotton chưa tẩy. Đối với hiện vật vải, việc cuộn trên lõi tròn bọc giấy không axit thường được ưu tiên hơn là gấp để tránh tạo nếp gãy gây hư hại sợi vải. Thùng đóng gói cần có lớp đệm lót mềm và được cố định chắc chắn nhằm hạn chế rung lắc trong quá trình vận chuyển.

Hiện vật được vận chuyển bằng đường hàng không để đảm bảo thời gian nhanh nhất. Một cán bộ bảo quản của Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam đi cùng để kiểm soát tình trạng của hiện vật sau vận chuyển và phối hợp với các cán bộ nghiên cứu của Trung tâm Văn hóa ASEAN (Hàn Quốc) sắp đặt hiện vật vào vị trí trưng bày. Đây là khâu cuối cùng nhưng mang tính quyết định đối với cả yếu tố thẩm mỹ và an toàn. Đồng thời, hệ thống ánh sáng cũng được điều chỉnh ở mức phù hợp để hạn chế tối đa sự phai màu, đặc biệt với các loại vải nhuộm tự nhiên, trong suốt thời gian trưng bày.

Một trưng bày lưu động thành công không chỉ phụ thuộc vào nội dung và hình thức thể hiện mà còn ở việc bảo đảm an toàn tuyệt đối cho hiện vật trong suốt hành trình. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các khâu thực hiện: bảo quản, vận chuyển và sắp đặt. Trong đó, cán bộ bảo quản đóng vai trò trung tâm, vừa giám sát, vừa xây dựng tiêu chuẩn và giải pháp để cân bằng giữa yêu cầu trưng bày và bảo vệ hiện vật.

Tóm lại, đóng gói, vận chuyển, tháo dỡ và sắp đặt hiện vật đồ vải là một quy trình liên hoàn, đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tỉ mỉ và trách nhiệm cao. Chỉ khi mỗi khâu được thực hiện đúng chuẩn mực, trưng bày lưu động mới đạt hiệu quả toàn diện - vừa truyền tải giá trị đến công chúng, vừa đảm bảo gìn giữ lâu dài những giá trị di sản quý báu của các dân tộc./.